Дополнительная профессиональная программа повышения квалификации направлена на совершенствование и (или) получение новой компетенции, необходимой для профессиональной деятельности, и (или) повышение профессионального уровня в рамках имеющейся квалификации, с учетом спецификации стандарта Ворлдскиллс по компетенции «Документационное обеспечение управления и архивоведение».
Программа разработана в соответствии с:
- спецификацией стандартов Ворлдскиллс по компетенции «Документационное обеспечение управления и архивоведение»;
- профессиональным стандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (утвержден приказом Минтруда России от 15.06.2020 г. № 333н).
Рабочие места, которые возможно занять по итогам обучения по программе: секретарь, офис-менеджер, секретарь-делопроизводитель, документовед, архивариус/специалист архива, помощник руководителя.
Категория слушателей: лица, имеющие или получающие среднее профессиональное и (или) высшее образование.
Трудоемкость обучения: 72 академических часа.
Форма обучения: очная с применением дистанционных образовательных технологий.
УЧЕБНАЯ ПРОГРАММА
Модуль 1. Стандарты Ворлдскиллс и спецификация стандартов Ворлдскиллс по компетенции «Документационное обеспечение управления и архивоведение». Разделы спецификации.
Тема 1.1 Актуальное техническое описание по компетенции. Спецификация стандарта Ворлдскиллс по компетенции.
Лекция. Вопросы, выносимые на занятие:
Историческая справка о движении WSI, современное состояние и перспективы развития движения WSI и WSR «Молодые профессионалы». Нормативные документы и сайт WSR. Компетенции в России. Расширение движения в России: юниорское направление, высокие технологии, навыки мудрых. Организация демонстрационных экзаменов. Информация о компетенции «Документационное обеспечение управления и архивоведение»
Практическое занятие. План проведения занятия:
Знакомство с документами по компетенции. Поиск на сайте Союза WSR. Актуальное техническое описание компетенции: структура ТО. Спецификация стандарта Ворлдскиллс Россия «Молодые профессионалы». Инфраструктурный лист. План застройки. Инструкция по охране труда и технике безопасности.
Модуль 2. Актуальные требования рынка труда, современные технологии в профессиональной сфере
Тема 1. Региональные меры содействия занятости в том числе поиска работы, осуществления индивидуальной предпринимательской деятельности, работы в качестве самозанятого.
Тема 2. Актуальная ситуация на региональном рынке труда.
Тема 3. Современные технологии в профессиональной сфере, соответствующей компетенции. Лекция.
Вопросы, выносимые на занятие:
Использование информационно-коммуникационных технологий в делопроизводстве и архивном деле. Применение редакторских программ на ПК. Создание шаблонов документов. Использование справочно-правовых систем для поиска документов. Системы электронного документооборота. Применение электронной почты и облачных технологий. Формирование электронного архива документов.
Применение оргтехники: принтер, сканер, МФУ (многофункциональное устройство), плоттер, возможности использования в повседневной работе
Модуль 3. Общие вопросы по работе в статусе самозанятого.
Тема 1. Регистрация в качестве самозанятого.
Тема 2. Налог на профессиональный доход – особый режим налогообложения для самозанятых граждан.
Тема 3. Работа в качестве самозанятого.
Модуль 4. Требования охраны труда и техники безопасности
Тема 1. Общие требования охраны труда и техники безопасности компетенции «Документационное обеспечение управления и архивоведение»
Лекция.
Программа инструктажа по охране труда и технике безопасности. Инструкция по охране труда для участников и для экспертов. Требования охраны труда перед началом работы, во время работы, по окончании работ и в аварийных ситуациях. Обязательное прохождение инструктажа и подписание документов об ознакомлении.
Практическое занятие
Самостоятельная работа с Инструкцией по охране труда и технике безопасности. Организация рабочего места секретаря, формирование безопасного рабочего места.
Тема 2. Техника безопасности при работе со средствами организационной техники.
Лекция
Классификация организационной (офисной) техники. Особенности установки и безопасного использования. Технические характеристики средств оргтехники.
Практическое занятие
Используя инструкцию по охране труда и технике безопасности определить особенности безопасной работы с организационной техникой: Персональный компьютер, принтер, сканер, многофункциональное устройство. Особенности работы с шилом и иглой при прошивке документов и дел.
Модуль 5. Практическое занятие на определение стартового уровня владения компетенцией
Практическое занятие на определение стартового уровня владения компетенцией.
Модуль 6. Подготовка и оформление документа.
Тема 6.1. Нормативные требования к оформлению текста документа на ПК.
Лекция. Вопросы, выносимые на занятие:
ГОСТ 7.32-2017 СИБИД. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления. Требования к форматированию: поля, шрифты (стиль и размер), интервалы, заголовки, подзаголовки, нумерация страниц. Требования к оформлению вставок к тексту, сносок, ссылок, рисунков, схем, графиков. Требования к оформлению таблицы.
Практическое занятие. План проведения занятия:
Форматирование текста с соблюдением требований ГОСТ. Сканирование рисунка, схемы, графика и вставка его в текст сообщения, реферата, оформление подписи к рисунку. Оформление постраничных сносок с использованием справочно-правовой системы: поиск или сверка с нормативным документом.
Тема 6.2. Документ и способы документирования.
Лекция. Вопросы, выносимые на занятие:
Определения – Информация, документ, документирование, носители информации. Способы документирования. Классификация документов. Унификация и стандартизация в делопроизводстве. Системы документации. ГОСТ Р 7.0.97–2016. "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов". Формуляр и реквизиты организационно-распорядительных документов (ОРД). Состав реквизитов ОРД и схема их расположения. Возможности редакторских программ на ПК. Бланки (шаблоны) документов. Электронный документ, понятие и признаки.
Практическое занятие. План проведения занятия:
Оформление формуляра-образца с реквизитами. Оформление бланка организации (общий, для писем, должностного лица, структурного подразделения, конкретного вида документа). Использование унифицированных форм при оформлении документов.
Тема 6.3. Требования к оформлению организационно-распорядительных документов.
Лекция. Вопросы, выносимые на занятие:
Требования по составу реквизитов и особенностям текста Организационно-распорядительных документов. Классификация ОРД: организационно-правовые, распорядительные, справочно-информационные. Специальные группы документов: договорно-правовые, бухгалтерские, кадровые, обращения граждан
Практическое занятие. План проведения занятия:
Оформление организационно-правовых документов (устав, положение, инструкция, должностная инструкция, правила). Особенности текста и состав реквизитов организационно-правового документа.
Оформление распорядительных документов (постановление, приказ, решение, распоряжение, указание). Особенности текста распорядительного документа и состав реквизитов.
Оформлению справочно-информационных документов (докладная записка, протокол, справка, акт). Особенности текста справочно-информационного документа и состав реквизитов.
Оформление служебного (коммерческого) письма, электронного сообщения. Особенности текста и состав реквизитов.
Модуль 7. Организация документооборота.
Тема 7.1. Общие правила организации документооборота на предприятии.
Лекция. Вопросы, выносимые на занятие:
Нормативные документы. Инструкция по делопроизводству на предприятии. Определение понятия "документооборот". Структура и общая характеристика документопотоков. Объем документооборота учреждения. Учет количества и качества документов организации. Методы учета и сокращения объема документооборота. Основные этапы работы с документами.
Тема 7.2. Формы и способы регистрации.
Лекция. Вопросы, выносимые на занятие:
Регистрация – цель и принципы. Формы регистрации – журнальная и карточная. Способы регистрации – традиционная (ручная) и электронная. Особенности журнальной формы регистрации. Использование Номенклатуры дел, классификаторов для индексации документов.
Практическое занятие. План проведения занятия:
Знакомство с формами журналов регистрации, создание журналов регистрации в электронном формате с использованием электронных таблиц.
Тема 7.3. Прием и обработка поступающих (входящих) документов.
Практическое занятие. План проведения занятия:
Маршрутизация входящего документооборота. Технология обработки входящего документа. Регистрация входящих писем в созданном журнале регистрации. Заполнение журнала регистрации: Отбор нерегистрируемых документов, проставление отметки о поступлении документа в организацию, индексация документов с использованием Номенклатуры дел.
Тема 7.4. Подготовка исходящего документа, регистрация и отправка.
Практическое занятие. План проведения занятия:
Подготовить ответ на письмо, поступившее по электронной почте. Оформить письмо на бланке с подписью руководителя предприятия. Зарегистрировать в электронном журнале регистрации и подготовить к отправке (почтой – в конверте, по электронной почте – сканировать оригинал и прикрепись к ответному электронному сообщению.
Тема 7.5. Регистрация внутренних документов.
Практическое занятие. План проведения занятия:
Систематизировать внутренних документы по принадлежности. Зарегистрировать внутренние документы (положение, ДИ, заявление, уведомление, докладную записку.
Тема 7.6. Контроль исполнения документов.
Лекция. Вопросы, выносимые на занятие:
Виды контроля. Значение, принципы и требования к организации контроля исполнения документов в делопроизводстве. Категории документов, подлежащих контролю. Сроки исполнения документов. Обработка исполненных и отправляемых документов. Контроль за исполнением. Автоматизированные системы контроля за исполнением документов. Контроль технологии документов с использованием ПК. Оперативное (текущее) хранение документов.
Тема 7.7. Особенности электронного документооборота.
Лекция. Вопросы, выносимые на занятие:
Переход от традиционного (бумажного) документооборота к электронному документообороту (ЭДО). Нормативная база ЭДО. Системы электронного документооборота. Основные понятия, цели и задачи Преимущества и недостатки СЭД. База данных по документам организации. Создание базы данных по документам организации. Технология хранения электронных документов и защита информации в информационных системах.
Практическое занятие. План проведения занятия:
Знакомство с системой электронного документооборота, функции и возможности СЭД на примере «1С: Документооборот». Основные технологические операции с документами: применение электронной подписи, обработка и регистрация, постановка на контроль, передача документа исполнителю, формирование электронного архива, информационно-справочная работа.
Создание базы данных по документам предприятия. Использование электронной формы журнала регистрации. Регистрация документов, индексация с использованием Номенклатуры дел, сканирование традиционного документа, прикрепление электронных и сканированных документов к регистрационной записи.
.
Модуль 8. Экспертиза ценности и использование архивных документов и дел.
Тема 8.1. Нормативные документы, регулирующие обеспечение сохранности документов и дел в РФ.
Лекция. Вопросы, выносимые на занятие:
Нормативные документы РФ и локальные нормативные акты, регулирующие обеспечение сохранности документов и дел. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Положение об архиве, Правила работы архива организации, Инструкция по делопроизводству.
Тема 8.2. Экспертиза ценности документов.
Лекция. Вопросы, выносимые на занятие:
Понятие об экспертизе ценности. Этапы экспертизы ценности. Экспертная комиссия. Положение об экспертной комиссии (ЭК). Назначение ЭК, ее состав и функции. Протоколы ЭК.
Тема 8.3. Номенклатура дел. Формирование дел.
Лекция. Вопросы, выносимые на занятие:
Определение, назначение номенклатуры дел (НД). Виды НД - типовая, примерная и индивидуальная. Порядок оформления, согласования и утверждения НД. Использование номенклатуры дел в оперативном хранении, в работе архива организации. Порядок формирования дел в соответствии с НД.
Тема 8.4. Оформление дел постоянного срока хранения.
Лекция. Вопросы, выносимые на занятие:
Нормативные требования оформлению дел постоянного срока хранения. Правила оформления дел: сверка документов по заголовку и срокам хранения, нумерация листов, внутренняя опись документов при необходимости, лист-заверитель дела, оформление обложки дела постоянного срока хранения.
Практическое занятие. План проведения занятия:
Оформление внутренней описи. Оформление листа-заверителя. Оформление обложки дела. Прошивка дела в 4 прокола. Использование санитарного листа Т
Тема 8.5. Особенности оформления дел по личному составу.
Практическое занятие. План проведения занятия:
Оформление дела по личному составу: приказы по личному составу в зависимости от срока хранения, формирование Личных карточек формы Т-2, трудовых договоров и дополнительных соглашений.
Оформление Личного дела сотрудника. Особенности формирования и архивного хранения.
Тема 8.6. Оформление дела временного срока хранения.
Практическое занятие. План проведения занятия:
Выделение документов и дел временного срока хранения, сверка по номенклатуре дел. Размещение документов в деле в хронологической последовательности. Оформление обложки дела временного срока хранения. Прошивка в два прокола.
Тема 8.7. Оформление Акта о выделении документов и дел к уничтожению.
Практическое занятие. План проведения занятия:
Проведение экспертизы ценности документов и дел. Определение нормативных документов по срокам хранения. Установление истекшего срока хранения. Применение справочно-правовой системы для поиска формы Акта. Оформление Акта о выделении документов и дел к уничтожению. Оформление протокола Экспертной комиссии о согласовании Акта.
Тема 8.8. Оформление описи дел постоянного хранения.
Практическое занятие. План проведения занятия:
Проведение экспертизы ценности документов и дел. Выделение дел постоянного срока хранения, в том числе дела на электронном носителе. Поиск формы Описи дел постоянного хранения с использованием справочно-правовой системы. Оформление описи дел (годового раздела) постоянного хранения. Оформление протокола экспертной комиссии о согласовании описи дел постоянного срока хранения.
Тема 8.9. Оформление описи дел по личному составу.
Практическое занятие. План проведения занятия:
Проведение экспертизы ценности документов и дел по личному составу. Отбор дел по личному составу, определение сроков хранения. Поиск формы описи дел по личному составу с использованием справочно-правовой системы. Оформление описи дел (годового раздела) по личному составу. Оформление протокола экспертной комиссии о согласовании описи дел по личному составу.
Тема 8.10. Оформление архивной копии, архивной выписки, архивной справки.
Практическое занятие. План проведения занятия: Поиск формы архивной справки с использованием справочно-правовой системы. Составление текста архивной справки, основание для ее выдачи. Оформление архивной справки на основании представленных архивных дел на бланке организации/архивного учреждения. Подписание и регистрация. Оформление архивной копии, архивной выписки с обязательными реквизитами, заверяющими подлинность представленной информации.
Преподаватель высшей квалификационной категории, менеджер компетенции «Документационное обеспечение управления и архивоведение».